Wax Digital

Met een geplande bedrijfsuitbreiding, bleek het huidige systeem van Wax Digital, MKIS Logic, ongeschikt voor een intensivering van de verkoop- en marketingactiviteiten. Met name het ontbreken van segmentatie- en rapportagefuncties belemmerde Wax Digital bij het opzetten van gerichte marketingcampagnes en bij het informeren van en rapporteren aan het management.

Wax Digital heeft daarom voor Qurius gekozen om Microsoft Dynamics CRM te implementeren. Deze oplossing maakt het mogelijk de verkoop- en marketingsprocessen te stroomlijnen en aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren.

In het kort

Wax Digital

• De marktleider in Europa op het gebied van vraaggestuurde oplossingen voor inkoopprocessen en werving
• In 2001 opgericht in Hyde, nabij Manchester

Uitdagingen

• De noodzaak om marketingcampagnes op te zetten die gericht zijn op specifieke segmenten
• Het beheren van de geïntensiveerde verkoop- en marketingactiviteiten en voortdurende uitbreiding hiervan

Oplossing

• Microsoft Dynamics CRM

Voordelen 

• Realtime-informatie, nauwkeurig gesegmenteerd
• Kan voor het opzetten van marketingcampagnes worden gebruikt
• Ondanks dat de verkoop- en marketingactiviteiten zijn geïntensiveerd, wordt op jaarbasis tot wel £ 10,000 bespaard ten opzichte van het vorige systeem

Wax Digital, een specialist in eProcurement-oplossingen, is gevestigd in Hyde. Het bedrijf is marktleider op het gebied van eProcurement-systemen en beschikt over een indrukwekkende portfolio van klanten, zoals Xerox, PC World, Network Rail, Play.com, Thorntons, en de National Health Service. De eProcurement-systemen van Wax Digital stroomlijnen het inkoopproces van klanten en waarborgen dat de juiste producten tegen de juiste prijs worden aangeschaft.

De uitdagingen van uitbreiding
Wax Digital is in juli 2009 naar een andere locatie in Hyde verhuisd. Het nieuwe kantoor is twee keer zo groot als de oude locatie; in maart 2009 werden de eerste plannen voor de uitbreiding ontwikkeld en ging het bedrijf op zoek naar een nieuw customer relationship management (CRM)-systeem. Wax Digital wilde na de uitbreiding van het kantoor de verkoop- en marketingactiviteiten intensiveren. Het oude systeem beschikte echter niet over de functionaliteiten voor het beheer van grotere hoeveelheden informatie.

Sue Harris, Marketing Executive bij Wax Digital, legt uit: “Bij ons oude systeem, MKIS, ontbrak het aan voldoende segmentatie- en rapportagefuncties.” Ondanks dat Wax Digital zelf een leverancier van softwareoplossingen is, besloot het bedrijf de implementatie van een CRM-systeem te outsourcen. “We beschikken intern over de benodigde kennis, maar onze middelen werden elders ingezet. Als Microsoft Gold Partner, waren we bekend met Microsoft Dynamics. De keuze voor een Microsoft Dynamics CRM-systeem lag dan ook voor de hand,” aldus Sue. “We hadden behoefte aan de expertise van Qurius bij het migreren van de gegevens vanuit MKIS naar het nieuwe CRM-systeem en het aanpassen van de systeemfuncties aan onze behoeften op het gebied van bedrijfsprocessen,” voegt Sue toe.

Naast het feit dat Qurius plaatselijk is gevestigd, was het andere aspect dat volgens Sue de doorslag gaf om het bedrijf als CRM-leverancier te kiezen dat “de benadering van Qurius overeenkomt met de manier waarop wij onze eigen klanten benaderen – zij werken volgens maatwerkeisen en zijn bereid zich aan te passen.”

Krachtige functies voor verkoopbeheer
Het nieuwe CRM-systeem is in november 2009 live gegaan en wordt nu voor twee algemene functies binnen het bedrijf gebruikt: allereerst voor het ondersteunen van de nieuwe verkoop- en marketingprocessen binnen het bedrijf en ten tweede voor het inzichtelijker maken van het beheer van de bestaande klantrelaties. Wax Digital gebruikt Microsoft Dynamics CRM voor het opzetten van campagnes en het zoeken naar leads en prospects om zodoende nieuwe klanten te winnen.

Toename van de gegevensstroom en zichtbaarheid
Het nieuwe CRM-systeem heeft de informatiestroom binnen de organisatie verbeterd. “Voorheen deelden we spreadsheets uit om gegevens bij te houden. Dit leidde er helaas toe dat de informatiefiltering tussen onze verkoop- en marketingafdelingen gebrekkig verliep,” aldus Sue. Als de gegevens van een contact waren bijgewerkt, of als de status van kans was gewijzigd, kon dit op maar één spreadsheet worden vastgelegd, wat leidde tot gegevensredundantie.

Sue verklaart dat het beheer van de verkooppijplijn bij Wax Digital is verbeterd en dat het verkoopvolume is gestegen: “In het oude systeem was het niet mogelijk om aan te geven in welke fase van de verkoopcyclus we ons bevonden. In de nieuwe situatie is het mogelijk om te zien welke activiteiten hebben plaatsgevonden, bijvoorbeeld evenementen of campagnes, wanneer in een account wordt gekeken.

Een functie van Microsoft Dynamics CRM die door Wax Digital is omarmd, is de geavanceerde zoekoptie. Hiermee worden gegevens veel nauwkeuriger gesegmenteerd en marketingcampagnes verbeterd door een meer nauwkeurige targeting van marketingscommunicaties mogelijk te maken. De oude oplossing beschikte weliswaar over een zoekfunctie, maar er was slechts een beperkt aantal velden dat kon worden gefilterd. Deze velden konden gegevens uit verschillende systemen niet kruiselings verifiëren, bijvoorbeeld om te kijken of er in een eerder stadium al contact met de klant was opgenomen, en in welke sector het bedrijf actief is.

Sue merkt op dat de controle over en het beheer van dagelijkse taken en activiteiten sinds de implementatie aanmerkelijk is verbeterd: “De taken van gebruikers worden op kantoor in een takenlijst gezet, die tevens met Microsoft Outlook integreert. Dit voorziet de verkoopmedewerkers automatisch van een lijst met prospects met wie contact moet worden opgenomen.”

Het rendement op het systeem is indrukwekkend. Wax Digital schat dat jaarlijks tussen de EUR 10.000 and EUR 15.000 wordt bespaard. Dit is gebaseerd op de kosten voor onderhoud, back-up en hosting van hun oude systemen. Wax Digital verwacht dat de verbeteringen in de verkoop- en marketingsprocessen tot een aanzienlijke omzetgroei zullen leiden, wat gunstig is voor het bedrijf.

De leverancier van softwareoplossingen beschouwt de implementatie als een enorm succes. “Qurius beschikt intern over de benodigde kennis, kent de systemen goed, en is in staat om aan onze bedrijfsbehoeften te voldoen,” aldus Sue.