South Lakeland Parks
South Lakeland Parks (SLP - voorheen South Lakeland Caravans) is in 2006 overgenomen door het investeringsfonds Legal & General Ventures. Na de overname werden de huidige software en systemen onder de loep genomen. SLP concludeerde dat er zes afzonderlijke systemen werden gebruikt om de verschillende aspecten van de activiteiten te beheren, die onderling niet aan elkaar gekoppeld waren. Dit maakte het moeilijk om informatie te verzamelen over de algemene prestaties van de onderneming en leidde tot onnodige vertraging bij het oplossen van problemen. SLP vond de oplossing in ParkVision, aangestuurd door Microsoft Dynamics NAV-technologie.
South Lakeland Parks (SLP) is de grootste exploitant van vakantieparken in het Lake District, met negen parken in het noordwesten van Engeland. SLP houdt zich bezig met de ontwikkeling en exploitatie van parken met stacaravans en houten chalets. Op de parken staan in totaal bijna 1800 stacaravans en chalets, waarvan 80% in particuliere handen is en de resterende 20% wordt verhuurd als vakantiehuisje.
De grootste uitdaging voor SLP was om op efficiënte wijze de juiste informatie te verzamelen uit de verschillende systemen die in gebruik waren. Dit wordt uitgelegd door Nigel Wimpenny, Chief Executive van SLP: “De bedrijfsinformatie werd in verschillende databases en systemen bijgehouden. Dit maakte het moeilijk om snel een overzicht te krijgen van de activiteiten. Voor een organisatie als de onze, die zich bezighoudt met de verhuur van vakantiehuizen, is het belangrijk om een optimale bezettingsgraad te realiseren. Daarvoor moeten we zowel over historische en toekomstgerichte informatie kunnen beschikken, om onze sales- en marketingactiviteiten te bepalen.”
SLP heeft niet alleen gekozen voor ParkVision vanwege de zeer uitgebreide functionaliteiten wat betreft parkbeheeronderdelen zoals sales, marketing en administratie, maar ook vanwege de naadloze integratie met TargIT, een managementrapportagetool. TargIT maakt het mogelijk voor vakantieparken om trends te analyseren in operationele data die rechtstreeks uit ParkVision worden gegenereerd, en de ontwikkeling af te zetten tegen KPI's (Key Performance Indicators) met actuele gegevens uit ParkVision. Zo kan het management snel reageren op verontrustende trends en patronen in de bedrijfsomgeving.
De implementatie van ParkVision en TargIT vormt slechts het topje van de ijsberg als het gaat om wat Qurius heeft gerealiseerd voor South Lakeland Parks. Eén aspect van de exploitatie van verschillende vakantieparken is dat de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen de verschillende locaties vaak traag en moeizaam verloopt. Qurius heeft dit opgelost door de implementatie van een Microsoft SharePoint-portal.
SharePoint is een tool gebaseerd op een centrale verzamelplaats voor gegevens op het internet, waar alle gebruikers bestanden kunnen opslaan en delen. Het belangrijkste voordeel is de automatisering van bedrijfsprocessen. Daarnaast is SharePoint volledig geïntegreerd met ParkVision via een intuïtieve webinterface. De interface is bijzonder gebruiksvriendelijk en vereist minimale training, waardoor veel medewerkers toegang hebben tot de informatie. Zo kan een onderhoudsmonteur inloggen op de SharePoint-portal en een overzicht van de uit te voeren reparaties op het park opvragen, en vervolgens ook in SharePoint aangeven welke reparaties zijn uitgevoerd.
Een ander punt van aandacht voor SLP was het facturatieproces. Toen de nieuwe eigenaars het bestaande systeem onder de loep namen kwamen ze erachter dat administratieve medewerkers handmatig de verschillende bedrijfssystemen moesten raadplegen om facturen te kunnen printen voor klanten. Dit nam niet alleen veel tijd in beslag, maar kostte ook veel geld, aangezien de meeste klanten meerdere facturen kregen voor verschillende kosten zoals huurkosten, energiekosten en reparatiekosten. Qurius stelde voor Zetadocs for NAV te implementeren, een applicatie die geïntegreerd kan worden met ParkVision en waarmee meerdere facturen tegelijk per e-mail worden verstuurd aan klanten (als hun e-mailadressen in de database staan), wat vele uren werk bespaart en tegelijkertijd de portokosten terugdringt.
“De introductie van ParkVision heeft tot enorme voordelen voor SLP geleid”, aldus Nigel Wimpenny. “Voorheen werden we belemmerd door de vele afzonderlijke systemen, nu hebben medewerkers en het management direct toegang tot alle benodigde en actuele informatie.”
Drie databases zijn samengevoegd en de informatie in de nieuwe centrale database is toegankelijk voor alle locaties en het hoofdkantoor. Er zijn functionaliteiten toegevoegd die gedetailleerde administratieve en verkoopprocedures mogelijk maken. Nigel is opgetogen over het project: “Het is een groot succes. Het is een allesomvattende oplossing waar alle medewerkers wat aan hebben en mee overweg kunnen. Iedereen heeft er wel iets aan. De korte tijdspanne en het feit dat er geen intern IT-team was, maakten dit tot een enorme klus, maar door de juiste IT’ers aan te trekken en Qurius het project te laten coördineren hebben we de klus geklaard.”