FVF en Q-Member

De Federatie van de Vlaamse Verzekerings- en Financiële Tussenpersonen V.Z.W. (FVF, Wommelgem) staat bekend als een beroepsorganisatie die voor een verregaande dienstverlening ten gunste van zijn leden tekent. Met de hertekening van zijn hele IT-structuur en organisatie, schakelt de federatie nog een dimensie hoger.

Hart van het hele gebeuren is de ledenadministratie-software Q-MembeR van Qurius die als ruggengraat voor de nieuw ontwikkelde webstek fungeert. FVFdirecteur Patrick De Ceuster aarzelt niet Q-MembeR binnen zijn nieuwe IT-omgeving als business intelligence tool bij uitstek te omschrijven. “Q-MembeR biedt ons verregaand inzicht in de individuele gedragingen en het behoeftenpatroon van onze leden. Dat houdt in dat we onze hele dienstverlening in de toekomst nog maatspecifieker zullen kunnen focussen,” zo luidt het.

De FVF telt een 1.100 leden-verzekeringsmakelaars, waarvan zowat de helft ook het statuut van bankagent heeft. Doorgaans gaat het om kleinschalige familiale makelaars. Basis van de organisatie zijn acht regionale verenigingen. Samen met zijn Franstalige zusterorganisatie Feprabel, die beneden de taalgrens dezelfde doelgroep aanspreekt, stond de Federatie van de Vlaamse Verzekerings- en Financiële Tussenpersonen ook aan de bakermat van de sectorale marketing- en pr-organisatie Brocom. Ook een aantal grote verzekeringsmaatschappijen, die werken met de makelaardij als distributiekanaal, zijn lid van Brocom.

Indertijd zag de FVF het daglicht om een dam op te werpen tegen het amateurisme in de verzekeringsmakelaardij. Dat verklaart waarom de federatie vanaf het eerste uur een hoge mate van professionalisering in zijn dienstverlening inbouwde

Locomotieffunctie
De ledenorganisatie heeft zijn multiplatform relationele database-applicatie van weleer, die zowel als stand-alone als in een client-server omgeving kon draaien, zopas ingeruild voor Q-MembeR, de ledenadministratie-oplossing van Qurius. “We gingen vooral op zoek naar een nieuwe applicatie omdat de voormalige software geen ondersteuning meer bood, maar vooral omdat de toegevoegde waarde bijzonder mager bleek. Het geheel bleef immers beperkt tot het pure adressenbeheer. Het verwerken vergde bovendien nog behoorlijk wat manuele verrichtingen. De FVF is een goed in de steigers staande federatie, die met een beperkte maar bijzonder hard werkende ploeg van acht personen, zo efficiënt mogelijk moet werken,” aldus Patrick De Ceuster.  

Opvallend is dat de introductie van QmembeR de FVF-ploeg tot nadenken heeft gestemd. Gevolg is dat een heel nieuw en bedrijfsomvattend IT-project is ontstaan, waarin Q-MembeR de locomotieffunctie opneemt. “Zo ontstond de overtuiging dat de stroomlijning van de bedrijfsprocessen veel verder moest gaan dan de implementatie van een nieuwe (database-)technologie. De hele werking wordt aan Q-MembeR opgehangen, alle diensten binnen ons portfolio worden met de applicatie gelinkt gelinkt,” zo luidt het.

“De FVF heeft zijn bedrijfsprocessen losgekoppeld van het verzekeringsgebeuren. Optimalisatie van de dienstverlening aan de leden was het uitgangspunt. Daarvoor heb je nood aan een hoogperformante ledenadministratie-software, niet aan een verzekeringspakket waarin het veld “cliënten” door “leden” wordt vervangen. Vandaar dat we op zoek gingen naar een software die van in de oorsprong voor de specificiteit van het beheer van een ledenadministratie werd ontwikkeld. Dit vanuit een behoeftenpatroon dat meer gelijkenissen toont met een organisatie als het Rode Kruis of voetbalclub RSC Anderlecht dan met de verzekeringswereld,” wordt daaraan toegevoegd.

Hoogperformante “tool”
In Qurius vond de FVF een betrouwbare partner die met Q-MembeR een maatspecifieke  oplossing met hoge toegevoegde waarde bood. Q-MembeR is gebouwd op Microsoft Dynamics CRM. Dat houdt in dat de oplossing zich naadloos laat integreren met alle Microsoft Office-applicaties alsook met het e-mail-platform Microsoft Outlook. “Een en ander biedt ook uitzicht op een verdere integratie in een achterliggend ERP-systeem, een volgende stap die we wellicht in het voorjaar van 2011 zullen zetten,” aldus de directeur.

Voor Patrick De Ceuster dient de introductie van Q-MembeR in de eerste plaats gezien als een verdere opwaardering van de dienstverlening. “Het is niet meer dan logisch dat we als beroepsfederatie onze acht medewerkers, die alle top-professionals zijn, de nodige “tools” ter beschikking stellen die hen maximale kansen tot verdere zelfontplooiing bieden, dit tot algemeen nut van onze leden. Door hen op technologisch vlak maximaal te ondersteunen, kunnen ze zich ten volle toespitsen op hun kernactiviteiten.

Een maximale automatisering van de uitvoerende taken zorgt ervoor dat ze zich op de generatie van toegevoegde waardediensten kunnen focussen,” zo nog onze gesprekspartner. Zo automatiseert Q-MembeR bijvoorbeeld de hele workflow rond de deelname van de leden aan de door de FVF georganiseerde activiteiten en manifestaties, gaande van het versturen van de uitnodigingen over de registratie tot en met de uiteindelijke facturatie en administratieve afwikkeling.

Technologisch partnership
Om de toegankelijkheid tot zijn webstek en Q-MembeR voor de buitenwereld optimaal te houden, ging de beroepsfederatie met COLT Technology Services als Internet service provider in zee, dat in de onmiddellijke buurt van zijn kantoren een POP (Point-of-Presence) heeft. De nieuwe FVF-webstek fungeert overigens niet enkel als informatiekanaal, waar de leden onder meer standaarddocumenten, zoals een modelagentschapscontract, kunnen downloaden, meer evenzeer als communicatieplatform, waar specifieke verzekeringstechnische vragen binnen de eigen community, op basis van een gedeelde expertise, op zoek naar een antwoord kunnen gaan.

“Q-MembeR blijft de rol van centrale motor achter de nieuwe webstek opeisen. Zo maken we momenteel werk van een verdere optimalisering van de zoekmogelijkheden naar samenwerking met een professionele verzekeringsmakelaar. Om onze leden gelijkheid van slaagkans te bieden, worden ze bij een opzoeking binnen een geografische zone straks niet langer alfabetisch opgelijst, zoals eerder het geval was, maar willekeurig en in een wisselende volgorde. Opnieuw is het Q-MembeR dat als basis voor het hele gebeuren fungeert,” verduidelijk Patrick De Ceuster.

Opvallend is dat de directeur van de federatie Q-MembeR niet als zozeer als ledenadministratie-software omschrijft, maar wel als een business intelligence tool, met hoge toegevoegde waarde. “De koppeling met Q-MembeR stelt ons in staat het individueel surfgedrag van de leden binnen onze webstek te reconstrueren. Dat biedt ons verregaand inzicht in de gedragingen en behoeften van elk lid afzonderlijk, zodat we onze dienstverlening in de toekomst nog verder maatspecifiek zullen kunnen ontwikkelen. Kortom, Q-MembeR wordt de centrale pijler binnen onze nieuwe marketing- strategie,” besluit Patrick De Ceuster.