Hartog Transport

Uitdaging

• Noodzaak voor betere IT-ondersteuning van de administratieve taken
• Behoefte aan één geïntegreerd pakket met passende functionaliteit voor afvalinzameling, verwerking en meldingen  

Oplossing

• Microsoft Dynamics NAV met Enwis (waste management & recycling-module)  

Voordelen

• Eén systeem voor het gehele bedrijf 
• Efficiëntieverbetering doordat relevante gegevens voor iedereen beschikbaar zijn
• Forse reductie van administratieve handelingen en betere managementrapportages    

In 1908 startte Gijs Hartog met het uitgraven van ‘Het Zandgat’ in Baarn en het transporteren van stenen. Bijna 100 jaar later is Hartog Transport een veelzijdig afvalinzamelingsbedrijf voor aannemers en bouwbedrijven in de regio Utrecht. De derde generatie Hartogs voert nu het roer, met frisse plannen en ideeën voor de toekomst. Ideeën die met het softwareplatform Enwis veel makkelijker te realiseren zijn.  

“Onze werkzaamheden zijn divers: van afvalverwerking en grond- en sloopwerken tot levering van zand en grint. Daarbij willen we ons blijven onderscheiden door klantgerichtheid en goede service,” vertelt Sandra Goezinnen-Hartog, samen met Claudia Hartog verantwoordelijk voor de financiële administratie van Hartog Transport. 

“Onze explosieve groei tussen 1998 en 2003 maakte de administratie steeds bewerkelijker. Het administratieve pakket was namelijk niet geïntegreerd met de andere processen zoals onze planning. Gegevens moesten handmatig worden opgevoerd in planboeken en dagstaten en dan aan het eind van de dag worden ingevoerd in de financiële administratie. Veel kennis zat in de hoofden van mensen. Zo was het bijvoorbeeld niet altijd meteen duidelijk hoelang een container al bij een klant stond. En automatische facturatie was onmogelijk.”    

Moeiteloos maatwerk
De zoektocht naar het juiste softwarepakket ging niet over één nacht ijs. “We hadden al eerder leergeld betaald doordat softwareleveranciers hun beloftes niet konden waarmaken. Ook wilden we niet dienen als ‘proefkonijn’ voor nieuw te ontwikkelen functionaliteit. Via adviesbureau NMPO kwamen we in contact met Qurius, dat met Enwis een aantrekkelijke oplossing biedt voor zowel grotere als kleinere afvalverwerkingsbedrijven.”

Enwis is gebaseerd is op het succesvolle ERP-platform Microsoft Dynamics NAV. Bij ERP ofwel Enterprise Resource Planning ondersteunt één geïntegreerd systeem alle ‘standaard’ bedrijfsprocessen: van financiën, inkoop, voorraden, distributie, klantbeheer, personeelszaken tot managementrapportages. Als ‘add-on’ module ondersteunt Enwis alle facetten van afvalverwerking, van weegbrug tot melding en van planning tot facturatie. “Het gevolg is een totaaloplossing die precies aansluit op onze activiteiten. Voordeel van het feit dat zoveel branchegenoten dezelfde software gebruiken, is dat je een goedwerkend systeem krijgt waarvoor nauwelijks maatwerkontwikkeling nodig is.“  

Veel tijdwinst
“Door de koppeling van Enwis aan de facturatie winnen we veel tijd. Tijd die we kunnen benutten voor het regelen van financiële zaken, contacten met aannemers en echte managementtaken. Door alle activiteiten in één pakket te bundelen, is relevante informatie snel beschikbaar voor alle betrokkenen en wordt beter samengewerkt.”  

Claudia Hartog: “Een groot voordeel is het betere inzicht in de situatie van een klant. Verder kunnen we effi ciënter plannen omdat bijvoorbeeld de benodigde reistijd bekend is. Veranderingen als meldingen van de ontvangst en afgifte van gevaarlijke afvalstoffen bij het LMA kunnen we in één keer meenemen. Invoeren en boeken is allemaal gekoppeld; inkoop geschiedt ook aan de hand van de orderinvoer.  Mutaties in contracten hoeven niet meer handmatig verwerkt te worden in de facturatie, dat gaat  automatisch.”  

Vakmensen
Qurius’ focus op de afvalbranche blijkt niet alleen uit de software, meent ze. “De consultant die ons begeleidt, komt zelf uit de afvalbranche. Hij heeft ons geholpen met het inrichten en optimaliseren van het hele automatiseringsproces. Een bijdrage waar we echt heel blij mee zijn. Nu kunnen we binnenkort in één keer ‘live’, een zogenaamde ‘big bang’. Met andere systemen zouden we dat echt niet aangedurfd hebben.”  

De professionalisering in deze branche voltrekt zich in een hoog tempo, concludeert ze. “Veel kleine bedrijven hebben het best moeilijk met de wijzigende regelgeving. Bij ons valt met Enwis alles op zijn plek en kunnen we soepel inspelen op toekomstige ontwikkelingen. Al met al denk ik dat we een veilige en verstandige investering hebben gedaan.”