Maltha Glasrecycling

Uitdaging

• Gebrek aan inzicht in kernprocessen en informatiestromen
• Behoefte aan één compleet administratiesysteem met functionaliteit voor de recyclingbranche  

Oplossing

• Microsoft Dynamics NAV met Enwis (waste management & recycling-module)  

Voordelen

• Snelle beschikbaarheid van gegevens
• Uniformiteit van gegevens en data-integriteit
• Snelle en heldere rapportages
• Eenvoudige toevoeging van functionaliteit voor bijvoorbeeld HRM, technische dienst, buitendienst en CRM    

Van al het ingezamelde holglas in Nederland gaat ruim 70 procent via de glasinzamelaars naar de twee Nederlandse glasrecyclingbedrijven van de Maltha Groep. Daarnaast heeft deze groep in België het grootste vlakglas-recyclingbedrijf van de Benelux.    

Inzicht in onze kernprocessen
In 2003 nam Leendert van Reeuwijk het financiële roer over van Maltha. Direct vielen hem een aantal dingen op: “Er was er nauwelijks zicht op de kernprocessen. De verschillende vestigingen sloegen hun gegevens decentraal op. Er was geen netwerk dat de bedrijven onderling verbond, waardoor het moeilijk was om snel een goed overzicht te krijgen. De weegbruggen, een essentiële schakel in het proces, maakten gebruik van een legacy-oplossing met veel beperkingen. Zo moesten gegevens handmatig via Excel geëxporteerd en geïmporteerd worden naar het financiële systeem. Rapportages maken was een uitdaging op zich. Bovendien was deze belangrijke applicatie in korte tijd zo sterk verouderd dat er nauwelijks meer support voor was, noch documentatie.”  

Van Reeuwijk stelde duidelijke prioriteiten. Allereerst het goed en eenduidig in kaart brengen van de belangrijkste kernprocessen. “Daarbij kwam onder meer naar voren dat gegevens vaak dubbel of zelfs driedubbel ingevoerd moesten worden, met alle gevolgen van dien voor de efficiëntie en data-integriteit. Pas toen we alles in kaart hadden, konden we ook scherpe doelstellingen formuleren ten aanzien van een nieuw systeem. Als gevolg daarvan werd het gehele bedrijf uitgerust met moderne apparatuur en een bijbehorend netwerk, waardoor de gegevensuitwisseling tussen de locaties verbeterd kon worden.”  

Weegbruggen
Met een duidelijk overzicht van - en daarmee inzicht in - de bedrijfsprocessen kon Van Reeuwijk duidelijke doelstellingen opstellen voor een nieuw geïntegreerd bedrijfssysteem: uniformiteit van gegevens, eliminatie van dubbele invoer, inzicht in en onmiddellijke beschikbaarheid van gegevens, en snellere en eenvoudigere rapportages. Daarnaast besloot de directie tot opheffen van de bestaande afdelingsstructuur en vorming van een bedrijfsbureau van waaruit het werk efficiënt en gecoördineerd kan gebeuren. Tenslotte moest er een geïntegreerde oplossing voor de weegbruggen komen.   De weegbruggen en de massabalansen vormden een cruciale factor bij de keuze voor een ERP-systeem.

“Op 1 januari 2005 moest er een nieuwe oplossing zijn, dus het zou een zeer kort project worden. We wilden echt in één keer een grote ICT-slag maken en maximale voordelen behalen. Ondanks de korte tijd die restte, wilden we niet over één nacht ijs gaan. Uit onze quick-scan van de ERP-leveranciers kwam Qurius naar voren met Enwis, een op onze sector afgestemde standaardoplossing en die ook weegbruggen ondersteunt. Ik wist dat enkele partnerbedrijven zeer tevreden waren over Enwis. Daarnaast was het belangrijk om in zee te gaan met een partij met kennis van onze activiteiten, waarmee het ook persoonlijk klikte. Alleen dan was het verantwoord om het gecalculeerde risico van de korte implementatietijd te nemen.”  

Na het uitwerken van de business case en de contractondertekening is Enwis in nauwelijks zeven weken geïmplementeerd, waarbij in fase 1 vijf financiële administraties (waaronder een Belgische) volledig zijn overgezet en de weegbruggen op drie locaties in het centrale systeem geïntegreerd zijn. “Vanaf de eerste dag hebben de betrokkenen bij Maltha en Qurius zich voor 150 procent ingezet om het beoogde eindresultaat te behalen. Tijdens het project hebben we duidelijke keuzes gemaakt tussen de verschillende prioriteiten: wat pakken we als eerste aan en wat kan nog blijven liggen. Op die manier hebben we het project heel strak op koers kunnen houden.”    

Flexibiliteit
Van Reeuwijk concludeert dat de pragmatische opstelling, proceskennis en ervaring van het Quriusteam een doorslaggevende factor waren. “In ieder project komen onverwachte zaken naar boven. Dan moet je de flexibiliteit hebben om daar snel op te kunnen inspelen. Zeker als je totale projecthorizon niet verder reikt dan zeven weken. Al heb je zelf wel die instelling, juist dan is het belangrijk dat je partner meegaat. Qurius is zo’n partner.”  

Volgende stap is het verder benutten van het systeem: financiële en commerciële processen, die nog niet via het systeem liepen, willen we zoveel als mogelijk door het systeem laten ondersteunen met het oog op efficiëntieverbetering. Verder willen we systeem uitrollen naar onze buitenlandse vestigingen. In het systeem zitten nog voldoende mogelijkheden om in de volgende jaren op voort te bouwen.